Sedintele de lucru .. Brrrr… deja te zgribulesti la gandul unei sedinte lungi, cu discutii interminabile si fara a stabili nimic concret… “Oare nu exista vreo cale de a nu participa? Daca ma gandesc bine, exact atunci trebuie sa ma telefonez clientului X.. “. Ti se pare cunoscuta ideea? Atunci trebuie sa citesti mai departe…
Desi e posibil ca sedintele eficiente sa nu fie cheia succesului unei afaceri, sedintele ineficiente sunt fara indoiala unul din cei mai mari “hoti de timp”– si acest lucru afecteaza, cu siguranta, performanta atat personala cat si a companiei, in general.
Cum sa eficientizezi o sedinta? Sunt 3 etape esentiale pe care trebuie sa nu le pierzi din vedere: pregatirea, desfasurarea si urmarirea rezultatelor (follow-up):
PLANIFICARE
1. stabileste obiective clare. Fii SMART;
2. stabileste si comunica agenda sedintei;
3. stabileste detaliile de tip administrativ: cine va participa, cine va conduce sedinta, cine va lua notite, cand si unde se va desfasura, ce materiale sunt necesare (rapoarte, analize, informatii, etc.).
DESFASURARE
1. urmareste timpul (max. 2 ore) si agenda;
2. stabileste un climat de comunicare deschis, asculta si implica-i pe toti;
3. la incheierea sedintei sumarizeaza, stabileste actiunile concrete, responsabilitati si borne de control.
FOLLOWUP
1. intocmeste procesul verbal (minuta sedintei), cu toate deciziile luate;
2. comunica procesul verbal la participanti si la alte persoane interesate;
3. urmareste finalitatea (dupa bornele de control).
Respecta acesti 3 pasi la urmatoarele sedinte. Fii consecvent. Scrie-mi despre rezultatele obtinute.
