ianuarie 19

Cum să îți organizezi informațiile pentru a le regăsi ușor?

Management

1  comments

Te salut,

O să trec direct la subiect, dar nu mă pot abține să nu-ți reamintesc de momentele în care nu găsești informațiile necesare exact atunci când îți trebuie mai mult.

Diverse studii arată că durata executării sarcinilor se poate prelungi cu 25% până la 100% datorită timpului necesar căutării informațiilor.

Îți prezint în continuare câteva idei utile despre modul în care te poți organiza, evitând neplăcerile și câștigând timp prețios.

A. Informații pe suport fizic

1. Desenează sistemul de organizare pe o coală A4, în funcție de activitatea ta specifică și de caracteristicile spațiului în care îți desfășori activitatea; ia în considerare dosare, cutii, tăvițe, bibliorafturi, dulapuri, rafturi, sertare, etc.

2. Formează-ți obiceiul de a le depozita în același loc, întotdeauna

3. Creează zone, rafturi sau dosare pe arii de interes, teme, proiecte, pasiuni, clienți, departamente, zone geografice, etc.

4. Folosește etichete, de preferat colorate

5. Utilizează rafturi, cutii sau sertare

6. Dezvolta un Index (scris sau Excel) pe care să-l completezi permanent

7. Fă ordine o dată pe lună, organizează aruncă sau arhivează

B. Informații pe suport electronic (computer, tabletă, telefon,etc.)

1. Începe cu desenarea sistemului și dacă este posibil folosește aceeași structură ca și la punctul A

2. Lucrează perseverent până când îți formezi rutina de a pune fiecare informație la locul ei imediat ce apare

3. Dă nume folderelor sau documentelor în același fel (ex. 2017-Enron-ForareGaesti-Contract sau Client_Proiect_Tema_ian18)

4. Găsește cuvinte cheie după care să cauți; include-le în titlu sau subtitlu

5. Folosește taguri sau #taguri

6. Fă ordine zilnic, săptămânal sau măcar o dată pe lună

7. Activează-ți cloud-ul

8. Utilizează aceeași structură pentru informațiile aflate în oricare dintre instrumentele tale electronice

9. Lucrează cu motorul de căutare locală al computerului, tabletei sau telefonului.

Sigur că ar mai fi multe de spus, dar dacă mai vrei și alte detalii te rog să-mi scrii un comentariu și voi face tot posibilul să revin cu răspunsuri.

Și pentru ca să te alegi cu ceva după citirea acestui articol, te rog să-ți aloci o jumătate de oră diagnozei și îmbunătățirii propriului sistem.

Aștept cu nerăbdare să-mi scrii câteva rânduri despre ce ai reușit să faci.

Îți mulțumesc.

Spor!

Eliade

About the author 

Eliade Rotariu

You may also like

Din cauză de BOSS – Inducția angajaților din firma ta

Copilul, joaca și businessul

Calea de la STIU la FAC – 3 Pasi simpli prin care sa eviti amanarea

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked

  1. Multumesc.
    Chiar este o problema.
    Dupa cr am citit articolul Dvs mi-am structurat informatia pe proiecte, tipuri de activitati…, data, deja e mult mai bine.

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

Subscribe to our newsletter now!