Cum sa nu ajungi in criza de timp in mijlocul unui proiect

– un truc de 20 de minute –

In perioada in care profesam ca medic, tin minte ca au venit niste ajutoare din Elvetia. Era in perioada de dupa Revolutie si erau ajutoare cu medicamente si ceva ustensile, seringi, s.a.

Pentru ca au venit sambata seara, seful de sectie ne-a rugat sa venim duminica dimineata sa descarcam ce avem de descarcat, ca sa poata sa mearga tirul mai departe. Toata lumea entuziasmata, amabila, draguta, a venit sa ajute la descarcare.Si a iesit un talmes -balmes… Nu mai stia nimeni unde ce sa puna.

Apoi, a trebuit sa lucram inca 2 zile sa sortam obiectele alea. Si m-am gandit atunci ca daca cineva ar fi facut un tabel – fara sa stiu eu prea multe in momentul ala – un tabel, un plan al zonelor, cu sortimente, cu unde se pune, fiecare ce face, am fi terminat treaba intr-o treime din timpul alocat si nu am mai fi lucrat inca 2 zile sa le sortam si sa le punem la loc.

Dar asa, numai cu entuziasmul si cu obiectivul clar ca trebuie sa descarcam tirul, am ajuns in situatia sa facem de 3 ori acelasi lucru. Acesta a fost momentul in care am realizat ca lucrurile trebuie puse pe hartie.

Un alt moment revelator a fost atunci cand lucram la inceput ca manager. Unul dintre colegii mei mi-a cerut 1.000 de euro sa organizeze o conferinta. L-am intrebat de unde stie costul de 1.000 de euro si el a zis ca “asa crede”. L-am intrebat “daca o sa coste mai mult si nu o sa am de unde sa-ti dau bani?”. A zis “o sa vedem noi ce facem”.

Atunci iar am realizat ca lucrurile trebuie puse pe hartie cu costurile si activitatile aferente, si daca nu stii costurile nu iti poti determina activitatile.

E obligatoriu sa:

  • stii ce ai de facut,
  • sa-ti faci un plan
  • sa trasezi activitatile
  • sa-ti estimezi necesitatile
  • necesarul de resurse, costuri
  • sa aloci responsabilitatile
  • eventual sa aloci resurse pentru unele riscuri in zona de probleme si solutii

Tabelul De Planificare A Activitatilor

Instrumentul se numeste Tabel De Planificare A Activitatilor. Este componenta unui plan de actiune, este finalitatea si instrumentul cu care se lucreaza in continuare, cu ajutorul caruia planul este dus la bun sfarsit si obiectivul este atins.

Tabelul este in felul urmator…

Pe coloane avem:

  • nr. crt.
  • activitate de realizat
  • data lansarii
  • data finalizarii
  • persoana responsabila
  • resurse necesare
  • costurile pentru resursele necesare intr-o anumita moneda
  • probleme posibile si solutii la problemele posibile pentru fiecarea activitate.

Si la sfarsit celebra rubrica fara de care un tabel nu este un tabel: observatii. 

Stii ce ai de facut, ai facut o scurta analiza, care sunt activitatile care facute pas cu pas te duc la realizarea obiectivului:

  • treci in tabel
  • estimezi date
  • estimezi costuri
  • estimezi resurse
  • vezi posibile probleme si solutii.

S-ar putea sa te gandesti ca este un exercitiu dificil. Eu te indem sa-l faci, pentru ca, asa cum ai mers prima data cu bicicleta sau cu masina, si acest tabel o sa ti se para dificil de completat. Dar o sa-ti activeze aceste reflexe si stilul de a gandi sistematic. La urmatorul lucru o sa mearga si mai usor si o sa fii surprins ca o activitate care azi o planifici in 45 de min, maine o s-o planicifici in 15-20 min.

Unde si cand te poate ajuta un astfel de instrument

In momentul cand vrei sa atingi un obiectiv, vei stii exact cat te costa, ce trebuie sa faci si cand poti termina lucrurile. Rezultatul va fi claritate pentru tine in ceea ce ai de facut.

Atunci cand comunici cu sefii sau actionarii care trebuie sa-ti aprobe cheltuiala pentru un eveniment. Stii clar cat costa si de ce.

Atunci cand comunici cu echipa ta, poti aloca mult mai usor sarcini. Colegii tai inteleg mai bine contextul pentru ca vad activitatile si bucatica pe care ei trebuie s-o indeplineasca. Este clar ca daca ei nu vor indeplini ceva s-ar putea ca tot contextul sa nu mai functioneze si obiectivul sa nu mai fie atins.

Daca iti faci o casa, sau te muti intr-o alta locuinta… La crasma, seara, poti desena pe un servetel sa stii clar ce face Popescu, ce face Ionescu, masina 1, masina 2…

In general, cand ai un sir de actiuni este necesar sa faci un asemenea tabel pentru ca dureaza 15-20 de minute dar te scuteste de o gramada de batai de cap si neintelegeri.

Cum poti aplica imediat

  1. Alege un proiect sau o serie de activitati pe care urmeaza sa le faci in viitorul apropiat
  2. Deseneaza un tabel dupa indicatiile de mai sus.
  3. Completeaza Tabelul De Planificare A Activitatilor
  4. Discuta cu 1-2 colegi planificarea activitatilor pe care le aveti de indeplinit

Te invit acum sa faci aceste activitati descrise mai sus pentru ca sa retii informatia nu doar la nivel mental.

Succes!

Eliade

P.S. Te rog lasa-mi un comentariu mai jos si spune-mi daca folosesti sau nu acest instrument de management, numit Tabelul de Planificare a Activitatilor.

P.P.S. In programul Training Pentru Manageri vei gasi resursele complete despre acest subiect atat de important.

Mai precis, in primul modul este un capitol intreg pe care l-am numit “Cum Sa Faci Un Plan Bun”. In acest capitol vei gasi peste 18 filmulete detaliate in care iti explic ce e nevoie sa faci ca lucrurile sa se intample fara crize si cu cat mai putine riscuri.

70 Comentarii

  1. Eliade Rotariu

    Sper ca v-a placut articolul meu 🙂

    Ce parere aveti despre acest instrument de management? L-ati folosit pana acum? Il veti folosi de acum incolo?

    Răspuns
    • Paula

      Instrumentul de management prezentat este foarte util, atat in activitatile desfasurate, cat si in familie; astfel poti identifica posibile riscuri si masurile ce trebuie luate; folosesc acest instrument in implementarea proiectelor cu finantare europeana si nu numai. Multumim!

      Răspuns
      • Eliade Rotariu

        Succes in proiectele tale, Paula!

        Răspuns
    • Aliona

      Buna ziua ! este un instrument pretios si stiu asta deoarece pin acum nu l-am folosit si regret ,de acum mai departe sunt hotarita sa ma conduc de astfel de instrumente si sunt convinsa ca totul se va schimba sre bine ! MULTUMESC !

      Răspuns
      • Eliade Rotariu

        Succes Aliona!

        Răspuns
    • ciobanu irimia

      Buna ziua.
      Am folosit , asa zis un fel de management asa cum l-am conceput eu, dar cel pe care l-ati prezentat pare mai ordonat si mai interesant.
      Multumesc si o zi frumoasa.

      Răspuns
      • Eliade Rotariu

        Multumesc si eu!

        Spor!

        Răspuns
  2. Mihai

    Desi nu sunt manager (dar poate voi ajunge, candva 🙂 ), trebuie sa apreciez ca informatiile sunt folositoare nu numai managerilor, ci si celor care lucreaza pur si simplu.

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Asa este Mihai.

      Multe dintre ele sunt bune de aplicat in familie 🙂

      Răspuns
  3. Marius Racasan

    Un instrument foarte eficient pe care toate persoanele indiferent de profesie sau de statutul sau social, ar trebui sa-l utilizeze. Important este sa ai continuitate in aplicarea lui.

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      De acord Marius! Continuitatea este cuvantul cheie 🙂

      Răspuns
  4. Viorel Dragos

    bun articolul; il folosesc tot timpul; bine, ce spui tu este logic, poate incomplet 🙂
    ar trebui o negociere bazata pe argumente (referitor la costurile proiectului) ; cred ca negocierea este cel mai bun instrument de delegare (in sensul de asumare a responsabilitatii delegatului);
    in final, nu asta conteaza; conteaza : „GASESTE PIATA” (cine are nevoie de ceea ce tu oferi si e dispus sa plateasca pentru asta); restul se rezolva 🙂

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Multumesc Viorel si felicitari pentru aplicare!

      E interesanta perspectiva cu „negocierea – cel mai bun instrument de delegare”.

      Abordez tema asta in Modulul 6 de la Training Pentru Manageri unde vorbesc despre Coaching si Leadership pentru manageri.

      Succes in vanzari!

      Răspuns
      • Viorel Dragos

        recitind ceea ce am postat, imi dau seama ca raspunsul meu este mult prea abrubt, agresiv pe alocuri; iti multumesc pentru raspunsul tau, este o adevarata lectie; mult succes cu acest proiect 🙂

        Răspuns
        • Eliade Rotariu

          Viorel,

          De multe ori, ceea ce scriem are alt impact decat ceea ce vorbim.
          Pur si simplu are alt efect in scris 🙂
          Eu stiu ca tu esti bine intentionat si ai dovedit-o prin acest mesaj.

          Seara faina!

          Răspuns
  5. Maria Felea

    Foarte util articolul dvs. si a venit chiar la momentul potrivit pentru mine. Am sa incep sa aplic metoda chiar de astazi. Multumesc

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Succes Maria!

      Răspuns
  6. hebian susana

    este un articol interesant, plin de sfaturi intelepte care puse in practica vor duce fara indoiala la succes.Felicitari autorului

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Multumesc Susana!

      Răspuns
  7. hritcu nicoleta

    Instrumentul de mai sus este absolut obligatoriu. CE-i drept eu folosesc ceva mult mai simplu, gen o agenda mai completa, dar simt necesitatea unui instrument mai complex, asa ca acum este momentul potrivit sa implementez procedeul…mai ales pe partea de resurse…

    Multumim pentru material si mult spor in activitatea dvs!

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Multumesc si eu Nicoleta! Spor si tie!

      Răspuns
  8. vasile

    Ca de obicei, este o placere sa te ascult (chiar daca de aceasta data reprezentarea a functionat in prezenta textului). Cu siguranta, incet, incet, pui bazele unei „scoli de manageri” cu rezonanta in aceasta jumatate de Romanie, si de ce nu, chiar pe intregul teritoriu. Iti urez mult succes in generosul demers si te asigur de sincera mea apreciere.

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Multumesc mult Vasile!
      E mare lucru sa am oameni ca tine alaturi!

      Răspuns
  9. Eugen Ghita

    Multumesc. Felicitari.Folosesc planificarea activitatilor/resurselor si prioritizarea. Este foarte bun articolul..Un mic comentariu..din pacate, de multe ori, ajutoarele din anii ’90 s-au intors impotriva spiritului antreprenorial.
    Un domn, Liviu Pasat, in acelasi domeniu, chiar a facut o agenda potrivita pentru tema pe care o tratati.
    Sanatate si voiosie
    Eugen

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Multumesc pentru comentariu Eugen.
      Il cunosc pe Liviu si il apreciez. Face un lucru foarte bun!

      Răspuns
  10. Iulian

    Da l-am utilizat si intotdeauna mi-a fost de folos.
    Mai tirziu, cind am ajuns sa conduc m.m. oameni, recunosc, nu am avut acelasi succes in a-i determina sa foloseasca si ei.
    Ce as face acum, m-as ajuta de o ‘aplicatie sofware – aplicatie a ERP, astfel incit toata lumea sa fie „ajutata” sa utilizeze, in beneficiul personal dar si al echipei.
    Multumesc pt oportunitate!

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Interesanta solutie, Iulian! Nu m-am gandit inca la ea.
      Daca o pui in practica te rog sa-mi spui cum a mers.
      Succes!

      Răspuns
  11. Utiu Cornel

    Buna Eliade,

    Intr-o etapa in care atat organizatiile mici cat si cele mari tind spre o politica de gherila in care decizia si reactia au devenit din pacate principalele „instrumente” manageriale, corespondenta cu tine ma ajuta sa cobor din „stratosfera” si sa-mi doresc sa fac lucrurile intr-un parcurs sanatos.
    Dezvolti un proiect pe care eu il vad de un mare succes si te felicit ca insisti pe formarea unei baze sanatoase.
    Sper sa nu fiu interpretat ca fiind subiectiv, dar recomand tuturor celor care se afla intr-o etapa a formarii profesionale ca manageri sa „profite” din plin de experienta si mai ales de carisma ta.

    Succes

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Multumesc Cornel!

      Seara faina!

      Răspuns
  12. Rares

    De cand mi l-ai prezentat (2006, cred) il folosesc permanent, alaturi de un P&L (BVC). si un plan B 🙂
    inca o data – multumesc!

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Felicitari Rares! Sunt ceva ani de atunci 🙂

      Răspuns
  13. Ionela

    Desi nu sunt un manager in adevaratul sens al cuvantului,”conduc” un departament de contabilitate,recunosc ca nu folosec un plan de management,sau mai bine zis nu foloseam ….Foarte Interesant ! Multumesc.

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Multumesc si eu pentru raspunsul tau Ionela!

      Parerea mea este ca esti manager pentru ca ai resposabilitate pentru o intreaga echipa.

      Succes!

      Răspuns
  14. adi

    toate sfaturile sunt bune

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Multumesc Adi!

      Răspuns
  15. Ilie

    Sfaturile sunt excelente, dar cum sa le aplic intr-o firma de proiectare ( unde lucrez / conduc in calitate de arhitect) ? Pentru ca stiu foarte clar ce activitati am de realizat, dar din cauza problemelor financiare nu se mai prea construieste, ca urmare nu se mai prea proiecteaza, deci … nu am ce sa planific. Aici e problema !

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Salut Ilie,

      Imi pare rau sa aud ca lucrurile merg prost. Intr-adevar, managementul nu este solutia pentru orice.
      Cateodata este despre vanzari, alteori despre networking si alteori chiar despre rugaciune.

      Spor si prosperitate iti doresc,

      Eliade

      Răspuns
  16. Mihaela Onica

    Buna Eliade,
    bineinteles ca lucrez cu o planificare si bineinteles ca tabelul tau este o provocare. Am sa incerc sa lucrez cu el si iti spun cum a fost. Multumesc pentri informatii!

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Multumesc pentru mesaj Mihaela!

      Astept sa imi spui noutati 🙂

      Răspuns
  17. Oprea Adriana

    Nu sunt manager dar cine stie,poate intr-o zi…Mi-a placut mult ceea ce am primit de la tine pana acum si mi-au fost de un real folos.Totul este aplicabil,dupa cum au mai spus si altii,la locul de munca,in familie.M-au ajutat sa-mi deschid ochii in anumite decizii.Multumesc pentru bunavointa de a impartasii experienta ta.Succes in continuare!

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Multumesc Adriana!

      Sa ai o saptamana excelenta!

      Si mai scrie-mi, ca imi place daca ma lauzi 🙂 Glumesc! 🙂

      Răspuns
  18. Steafan

    Va salut d nul Eliade,aveti mare dreptate in ceea ce spuneti,sunt lucruri foarte interesante si pe care eu le aplic,chiar daca nu sunt inca manager,viata mea in general mi o manageriez in stilul pe care l ati prezentat dvs si chiar da roade…Va felicit pt ce faceti pt oameni si ma bucur ca mai exista oameni de calitate ca dvs cu suflet..

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Multumesc Stefan!

      Sa ai o saptamana cu rezultate frumoase!

      Răspuns
  19. oana

    Acum folosesc acest instrument care mi se pare intr-adevar foarte util. Il folosesc pentru ca de-a lungul timpului am invatat din propriile greseli si am vazut ce inseamna sa nu-ti planifici timpul si resursele. Felicitari pentru initiativa si pentru modul de realizare. Mult succes!

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Multumesc Oana!

      Răspuns
  20. Monalisa

    Esti extraordinar si i-ti multumesc pentru tot ! Imi readuc aminte de toate cursurile tale, de la cursuri de vanzari pana la cele de management, de la primele mele planuri de actiune pana la rezultatele de azi si ma consider o norocoasa ca te-am avut aproape in primii mei pasi de manager, dar iata ca de atunci sunt aproape sase ani trecuti bine si in continuare ma mobilizeaza toate aceste instrumente. Cu toata stima !

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Multumesc Monalisa!

      Pot folosi testimonialul tau? 🙂

      Eliade

      Răspuns
      • Monalisa

        categoric DA 🙂

        Răspuns
        • Eliade Rotariu

          Multumesc Monalisa!

          Răspuns
  21. toader

    Foarte util tot ceea ce am urmarit pana acum.Logic, eficient, eficace. Multumesc.

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Multumesc Toader!

      Răspuns
  22. Iulian

    Salut,Eliade,

    Initiativa ta e laudabila si e binevenita.
    Exista posibilitatea ca achitand integral cursul Training pentru manageri , accesul la acesta sa fie in integralitatea lui ,de prima data?

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Salut,

      Ti-am trimis raspuns pe mail.

      Eliade

      Răspuns
  23. Vasile Dorneanu

    Am fost si eu managersi sunt convins ca acest plan,tabel zii cum vrei,era instrumentul de care nu ma desparteam niciodata,chiar daca,uneori,il stiam pe dinafara,iar treaba mergea ca un ceasornic.Cine nu-i cunoaste „magia”,il invit sa-l testeze pe pielea lui .

    Răspuns
  24. Ladislau

    Extrem de simplu si eficient. Ca si nisipul pentru japonezi. Probabil am ajunge prima economie a lumii daca s-ar include in scoli ca si materie de baza.

    Răspuns
  25. Judith Kis

    Buna Eliade. Folosesc un astfel de tabel la majoritatea proiectelor si este absolut folositor.

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Servus Judith,

      Felicitari si Multumesc pentru mesaj!

      Un an nou plin de rezultate frumoase!

      Eliade

      Răspuns
  26. Carmen

    Nu pot sa zic decat ca TREBUIE sa il recomand si colegilor mei!

    Răspuns
  27. Anca

    Bună Eliade! Frumos articolul tău! Felicitări pentru munca și succesul tău!

    Răspuns
  28. Andrei Liviu

    Folosesc acest tip de tabel la proiecte cu fonduri europene sub forma de ” Raport stadiu achizitii „.
    Multe informatii folositoare.
    Multumesc !

    Răspuns
  29. Buda Radu

    Corect,clar si foarte util.Recomand tuturor managerilor,indiferent de nivelul activitatii lor.Te felicit pentru toate informatiile pe care le impartasesti si pentru munca ta.Am folosit si voi folosi tot timpul acest „instrument”de lucru. Succese si sanatate maxima.

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Multumesc pentru mesaj Radu.

      Succes in ceea ce faci.

      Răspuns
  30. cristian

    Da, cand nu stii ce ai de facut, fa un plan, fa un desen. Eu nu sunt manager, insa bunica mea,se trezea dimineata la 5.30 si dupa ce se primenea se aseza pe un scaunel de lemn micut si statea asa si se uita parca in gol. Odata, cand am fost mai harnic si m-am trezit odata cu ea, am intrebat-o de ce sta asa? Mi-a raspuns:Imi fac planul cu ce o sa fac azi. Bunica era un bun manager

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Multumesc mult pentru acest mesaj Cristian.

      Ai dat un exemplu foarte bun.

      Răspuns
  31. Svetlana

    Va salut dl Eliade, acest instrument ofera claritate in activitatile noastre si nu riscam sa fim luati pe nepregatite, cred ca va fi de un real folos. Promit ca o sa-l folosesc in activitatea mea personala si profesionala.

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Buna Svetlana,
      Ma bucur ca iti este util. Mult succes in continuare!

      Răspuns
  32. cristina s

    Planificare si disciplina in ceea ce faci…totul este mai simplu de realizat si cu minim de stres…Voi folosi de acum acest model si la firma…dar voi exersa si acasa…

    Răspuns
  33. Tudor C

    Inca nu folosesc acest instrument dar in urma experientei acumulate in ultima perioada am realizat ca acesta precum si altele care sunt precizate in trainingurile de pe Training Pentru Manageri sunt foarte benefice.Ajuta foarte mult la cresterea productivitatii personale,dezvolta memoria si atentia si chiar viziunea asupra lucrurilor.Utilizand astfel de instrumente devi receptiv, atent si vizualizezi orice proiect din perspective diferite reusind sa simplifici foarte mult lucrurile.

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Asa este Tudor! Mult succes la toate! 🙂

      Răspuns
  34. Claudia Chirila

    Buna!
    Folosesc acest tip de tabel.poate nu intotdeauna detaliat,complet. Ma ajuta mult. Ce am observat de-a lungul anilor este ca exista cel putin o componenta invariabila si atunci trebuie sa fi pregatit sa ajustezi tot restul functie de asta.

    Răspuns

Introdu Comentariu

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *