Ce sa faci cand ajungi in criza de timp si nu mai incape nimic in agenda ta

De cate ori te-ai trezit ca ai 2 activitati programate in acelasi timp?

De cate ori nu mai ai loc pentru nici o activitate in agenda?

In continuare iti propun un instrument care va da mult mai multa claritate si utilitate agendei tale.

Cum am aflat eu

Am aflat de acest instrument la inceputul activitatii mele de manager.

Pe langa jobul meu normal obisnuiam sa mai fac training si consultanta in week-end-uri sau in cate o dupa-amiaza.

Activitatile erau nenumarate! Am ajuns intr-o zi la suprasaturatie.

Nu mai puteam  face nimic.

M-am refugiat pe o terasa si ma simteam blocat datorita multimii de activitati pe care le vedeam in agenda.

Pur si simplu nu stiam ce sa aleg, ma simteam terminat, agresat si incapabil.

M-am intalnit cu un prieten, manager cu experienta, care mi-a zis:

“De ce nu mai tai din ele? De ce vrei tu sa faci tot?”

“Cum sa le elimin, fiindca toate trebuie facute!”, i-am raspuns.

Atunci mi-a aratat acest instrument si  mi-a explicat cum trebuie utilizat.

Auzisem de matricea asta, dar in momentul critic nu mi-a trecut prin cap s-o utilizez.

Pur si simplu actionam pe baza reflexelor dobandite.

Matricea De Prioritizare A Actiunilor

Acest instrument de management se numeste Matricea De Prioritizare A Actiunilor.

Cum aplici

Astazi aproape totul este urgent sau foarte foarte urgent. Si traind sub imperiul urgentei, uiti de cele mai multe ori importanta.

Importanta este data de miza activitatii respective, in termeni de castig sau pierdere.

Poti pierde bani, timp, reputatie, prietenie, incredere sau orice altceva daca nu termini de facut acesta activitate.

Sau le poti castiga.

Asa ca, pentru ca lucrurile sa se echilibreze si sa iei o decizie inteleapta,  poti face o matrice in genul celei pe care o vezi in imagine.

In functie de urgenta si de importanta se genereaza patru cadrane.

In primul cadran sunt activitatile de tip A si urgente si importante.

Sunt genul de activitati de care trebuie sa te ocupi prima data.

Nu mai ai mult timp deci sunt urgente si au miza foarte mare, deci sunt importante.

Timpul alocat activitatilor de tip B este numit si “timpul de aur”.

Din acesta categorie fac parte activitati importante care nu sunt urgente.

Pericolul care te pandeste aici este sa consideri ca nu e cazul sa te ocupi de ele si sa le amani pana cand ajungi in zona A, in care ele devin si presante.

Pentru ca vei fi in criza de timp, calitatea pe care o vei oferi va scadea mai mult decat iti doresti.

Solutia este sa blochezi timp in agenda ta pentru sa te ocupi din vreme de aceste actiuni de tip C.

Activitatile de tip C, sunt mai putin importante dar urgente.

Sunt activitatile care striga tare dar nu sunt importante.

Aici e o mare capcana.

Pentru ca in loc sa lucram la activitati sau proiecte importante, lucram la activitati urgente dar cu mica importanta.

De ce? Pentru ca acestea striga mai tare sau poate ca ne plac mai mult.

Merita sa ne gandim ce rasplata avem daca le facem…

Activitatile de tip D nu sunt nici urgente nici importante.

Le poti delega, le poti amana sau le poti sterge din calendarul tau.

La fel ca in viata profesionala, si in viata personala solutia lipsei de timp poate fi o buna prioritizare, urmata de o buna alegere.

Este clar ca nu poti face tot ceea ce vrei sa faci sau tot ce iti trece prin cap.

E prea mult. Trebuie sa alegi!

Si asa cum am auzit de la prietenul meu Marcel, a alege inseamna a renunta (la ceva).

Asa ca e nevoie sa devii un mic chirurg, sa tai zona bolnava si sa te ocupi de zona sanatoasa pentru a salva organismul.

Adica sa elimini anumite activitati pentru a le desfasura pe cele care te ajuta sa-ti atingi obiectivele.

Fa-o fara frica si vei vedea rezultate pozitiva in viata, firma sau echipa ta!

Unde si Cand poti aplica aceasta matrice

Daca vezi ca ti se aglomereaza prea multe sarcini in agenda, poti sa le prioritizezi in acest fel.

De exemplu: ai in acelasi timp o sedinta de vanzari, trebuie sa-ti pregatesti raportul prin care sa obtii bugetul pe anul viitor si mai ai de trimis un e-mail prietenului tau care te solicita sa-l ajuti sa rezolve o problema.

Ce alegi sa faci? O sa observi ca bugetul pentru anul viitor s-ar putea sa conteze mai mult pentru tine si echipa ta decat celelate sarcini sau activitati curente, ceea ce inseamna ca ai de-a face cu o activitate importanta.

Asa ca alege in mod constient sa o desfasori cu prioritate pentru ca sa ai succes.

Mergi in vacanta si te intrebi ce vei vizita si ce vei face.

Sunt atatea tentatii si dorinte…

Daca tot ai ajuns in Grecia, vrei sa vizitezi toate muzeele, toate crasmele, toate obiectivele turistice, sa faci plaja, sa innoti etc.

Cum poti sa aplici imediat?

Deseneaza acum o astfel de matrice pe o pagina A4.

1. Fa o lista cu actiunile pe care le ai de facut in aceasta saptamana.

2. Clasifica actiunile din lista in A,B,C,D pe Matricea De Prioritizare A Actiunilor.

3. Aloca-le timp in agenda ta in functie de prioritate.

Mult succes!

Eliade

P.S. Aceasta matrice face parte din organizarea activitatii oricarui manager. Am publicat despre acest subiect peste 30 de video-uri, insotite de PDF-uri, fisiere excel, imagini etc in Primul Modul din MANAGERS ACADEMY. Click AICI ca sa vezi despre ce e vorba.

17 Comentarii

  1. Eliade Rotariu

    Salut,

    Lasa-mi un comentariu si spune-mi daca ai folosit pana acum acest instrument de management si cum a fost experienta ta.

    Iti multumesc!

    Răspuns
    • Catalin Coman

      Am folosit matricea de prioritizare si pot spune ca actiunile mele sunt mai bine definite ( pana acum foloseam culori in functie de importanta lor ) si mai usor de urmarit . Interesante sunt miscarile actiunilor nerezolvate in interiorul matricei . Am o intrebare : de ce pe o pagina A4 primul cadran ( A ) este in dreapta sus si nu in stanga sus , urmand ca restul cadranelor sa fie pozitionate in sens orar ?

      Răspuns
      • Eliade Rotariu

        Felicitari Catalin!

        Legat de pozitionare, este in functie de cum trasezi cele doua axe: urgent si important. Practic cele 2 axe dau cele 4 cadrane.

        Poate am gresit eu la desen, dar nu cred 🙂 Oricum nu asta conteaza ci practica!

        Spor in continuare!

        Eliade

        Răspuns
    • Monica

      Felicitari pentru articol! Articolul este foarte util !

      Răspuns
  2. Silvian Guranda

    Eliade

    ai putea să dai ca exemplu o listă cu activităţi de tip A, B, C, D? – pentru că pare destul de „tricky” să îţi împarţi activiăţile în 4 categorii. Mai ales binomul urgent-important e destul de greu de discernut.

    Un exemplu ne-ar prinde bine!

    Mersi frumos,
    Silvian

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Silvian,

      Criteriul este miza pe care o are fiecare activitate.

      O activitate poate sa aiba o miza mica, nesemnificativa, sau poate sa aiba o miza foarte mare, cu impact puternic.

      De exemplu, avem 4 actiuni:

      1. Sa sun sa impac un client important pentru ca l-a deranjat un coleg.
      2. Sa sun sa vad ce avem deseara la cina.
      3. Sa imi fac programare la dentist.
      4. Sa intalnesc un posibil partener strategic.

      Actiunea 1 merge clar in cadranul A. Daca nu suni atunci mai tarziu nu mai are efectul scontat.

      Actiunea de genul celei de-a doua merg in cadranul D.

      Actiunea a 3-a este urgenta pentru ca ma doare, dar nu are o miza mare (merge in C). Nu afecteaza echipa, business-ul etc. Mai iau un calmant pana ajung la medic 🙂

      Actiunea 4 este cea care merge in cadranul B.

      Spune-mi te rog daca este explicit exemplul de mai sus.

      Răspuns
      • Cristina

        N.B.

        Daca in loc de actiunea „Sa sun sa fac programare la medic”, as avea de exemplu actiunea „Sa sun sa fac programare la sala de sport” si eu o tot pun in cadranul 4 si tot nu sun si dupa o luna ma frustrez, inseamna ca trebuie sa o mut in cadranul 1. Daca totusi continui sa nu sun, indiferent de cadran, atunci ar trebui sa ma gandesc ca ma frustrez degeaba pentru ca, de fapt, mie nu-mi place sa merg la sala si ar fi bine sa ma gandesc la o activitate care cu adevarat imi face mie placere. Acest lucru ar putea fi valabil si cu activitatile de serviciu, si cu cele personale. Deci poate ca matricea ar fi la un moment dat un instrument care ma ajuta sa ma cunosc mai bine si sa vad de unde provine gradul meu de satisfactie sau, dimpotriva, de insatisfactie (poate ajung la concluzia ca trebuie sa-mi schimb jobul sau sotia care ma pune sa sun acasa ca sa intreb de cina…..:-) :-))
        Oricum, ma bucur ca Eliade mi-a reamintit de metoda asta simpla. O sa ma joc putin cu ea chiar astazi….

        Răspuns
  3. Mydas

    Imi place ideea de a prioritiza – sa vedem daca o sa ma scoata din calvarul treburilor de terminat 🙂

    Cred ca ingredientul cheie e actiunea.. degeaba le imparti pe cadrane daca nu si alegi mereu conform acestora: intai tot din A, apoi tot din B, apoi tot din C… si la final, daca mai ai timp, ce mai e prin D.

    Ah, si e bine sa nu ne aruncam la prea multe intr-o zi, suntem totusi oameni 😀

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      De acord cu tine Mydas!

      Spor la actiune! 🙂

      Răspuns
  4. Crina

    Felicitari pentru articol! E chiar usor de folosit schema si o foloseam si eu inconstient, asa ca multumim.

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Multumesc Crina!

      Răspuns
  5. Georgeta

    Interesant tot ceea ce scrii tu.
    Eu am invatat ca trebuie sa ai un program flexibil, sa identifici mereu ce este prioritar, sa nu ajungi in situatia de blocaj, este valabil si acasa, si la servici si in afaceri. Trebuie sa stabilesti doza, o doza prea mare poate deveni „toxica” la fel ca si o doza prea mica, evident de activitati. Frumos citatul din Cicero, eu cred ca a fi smerit inseamna sa stii ca Dumnezeu creeaza prin tine. Si, corect cu cat ai o functie mai mare, cu atat este mai greu sa fii smerit.
    Mult succes si spor la bine

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Multumesc pentru apreciere si pentru
      ca impartasesti gandurile tale cu mine, Georgeta!

      Sa-mi mai scrii 🙂

      Eliade

      Răspuns
  6. Marius Racasan

    Un instrument foarte util.
    Personal, eu la inceput, imi scriu care sunt toate activitatile pe care le am de realizat intr-o zi si/ sau saptamana dupa care le prioritizez A,B,C,D.
    in primul rand niciodata nu trec mai mult de 2 maxim 3 activitati in cadranul A – daca se trec mai multe activitati pe care le ai tu de realizat atunci iti mananca foarte mult timp Este cazul sa delegi Tu pe cineva sa realizeze aceasta activitate ATENTIE TU este cel care raspunzi de indeplinire DECI asigurate ca persoana delegata a inteles si a dus la bun sfarsit activatea.
    In cadranele B si C trec activitatile in functie de urgenta lor sau de importanta lor.
    in cadranul D trec exact cum spuneai activitatile neurgente si neimportante.
    Recomand ca dupa ce s-au scris pe o coala de hartie toate activtatile pe o coala de hartie, sa se treaca in dreptul fiecarei activtati tipul incadrat A,B,C sau D. Ulterior se vor ordona dupa fiecare criteriu ales. De ex: un timp de executie 40 min in fiecare dimineata la prima ora trebuie sa te ocupi de aceasta prioritizare.
    De asemenea mai recomand ca instrument de lucru „Microsoft outlook „. Il poti utiliza atat pe calculator PC, tableta si mobil. Eu personal il am atat pe PC cat si pe mobil.Avantajul este ca transferul datelor se poate face bidirectioanal prin sincronizare date.

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Multumesc pentru aportul tau, Marius!

      Valoros!

      Răspuns
  7. toader

    Simplu şi eficient.
    Mulţumesc.

    Răspuns
    • Eliade Rotariu

      Multumesc si eu Toader!

      Răspuns

Introdu Comentariu

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *